Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Emails – Teil 2

Ich hatte mich hier mit den zivil- und handelsrechtlichen Vorgaben für die Aufbewahrung von geschäftlichen Emails befasst und eine Fortsetzung angekündigt. Nun denn:

Die steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften sind den handelsrechtlichen Bestimmungen weitgehend angepasst. Sie dienen vor allem den Finanzbehörden, insbesondere der Betriebsprüfung, die regelmäßig erst Jahre nach dem Veranlagungs- bzw. Besteuerungszeitraum beginnt.

Während nach dem Handelsrecht nur Kaufleute zur Aufbewahrung verpflichtet sind, müssen die steuerrechtlichen Bestimmungen von jedem Steuerpflichtigen beachtet werden, so weit sie ihn erfassen. Dies schließt neben den gewerblichen Unternehmern etwa auch Freiberufler ein.

Eine Verletzung der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten kann als Verletzung von Mitwirkungspflichten im Sinne der §§ 140 ff. AO zu Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen führen, wobei die Finanzbehörde sich an der oberen Grenze des Schätzungsrahmens orientieren kann, weil der Steuerpflichtige möglicher Weise solche Grundlagen verheimlichen möchte. Ferner drohen Bußgelder nach dem UStG und im äußersten Fall sogar strafrechtliche Folgen (Verletzung der Buchführungspflicht, § 283b StGB, Bankrott, § 283 StGB). Eine Verletzung der Aufbewahrungspflicht liegt insbesondere im Fall der Vernichtung von Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vor.

Die wesentlichen Ordnungsvorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen enthält die Abgabenordnung (AO). Aufbewahrungspflichtig ist grundsätzlich, wer nach §§ 140 ff. AO zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist. Dies sind gemäß der handelsrechtlichen Haftungsverfassung bei Einzelunternehmen deren Inhaber, bei offenen Handelsgesellschaften sämtliche Gesellschafter, bei Kommanditgesellschaften die persönlich haftenden und die sonst zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter und bei stillen Gesellschaften die jeweiligen Inhaber oder geschäftsführenden Gesellschafter des Handelsgeschäfts. Bei den Kapitalgesellschaften trifft die Verantwortung für die ordnungsgemäße Aufzeichnung und Aufbewahrung letztlich deren Unternehmensleiter.

Kaufleute und bilanzierende Steuerpflichtige haben aufzubewahren

Nach § 147 Abs. 1 AO sind die Unterlagen „geordnet“ aufzubewahren. Hierunter ist eine sinnfällige Ordnung der Aufbewahrung im Sinne einer chronologischen, alphabetischen, sachlichen oder ähnlich klar nachvollziehbaren Anordnung zu verstehen. Erforderlich ist, dass ein sachverständiger Dritter sich in den Unterlagen ohne größeren Zeitaufwand zurecht finden kann.

Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse, die wie nach der handelsrechtlichen Bestimmung des § 257 Abs. 3 HGB schriftlich und im Original vorliegen müssen können die Aufzeichnungen auch auf Bild- oder Datenträgern aufbewahrt werden. Email-Nachrichten müssen also nicht ausgedruckt und in körperlicher Form aufbewahrt werden. Die handelsrechtlich zulässige Möglichkeit, auf Datenträgern hergestellten Unterlagen auch ausgedruckt aufzubewahren und diese Ausdrucke auch wieder in ein elektronisches Format oder eine bildliche Wiedergabe zurück zu führen, besteht aber nicht.

So weit im Einzelnen nicht längere Fristen bestimmt sind, müssen die Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO (Bücher, Aufzeichnungen, Abschlüsse etc.) sowie Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahrt werden. Die übrigen genannten Unterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren, § 147 Abs. 3 AO (§ 257 Abs. 4 HGB). Zu beachten ist aber noch § 147 Abs. 1 S. 3 AO: die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, so weit und so lange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die maßgebliche Festsetzungsfrist ergeben sich aus § 169 Abs. 2 AO. Sie beträgt ein Jahr für Zölle, Verbrauchsteuern, Zollvergütungen und Verbrauchsteuervergütungen sowie vier Jahre für alle anderen Steuern und Steuervergütungen, die keine Einfuhr- und Ausfuhrabgaben im Sinne des Zollkodexes sind. Da die Festsetzungsverjährung durch den Beginn einer Außenprüfung nach § 171 Abs. 4 AO aber gehemmt wird, sind die Unterlagen in einem solchen Fall letztlich auf unbestimmte Zeit über die eigentlichen Aufbewahrungsfristen hinaus vorzuhalten.

Kürzere als die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten sind auf deren Lauf und Dauer nach § 147 Abs. 3 S. 2 AO ohne Einfluss.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Das alles ist zugegebener Maßen kompliziert, aber das kennen wir ja gerade aus dem Steuerrecht schon. Leichter kann ich es Ihnen leider auch nicht machen. Zwar habe ich die Darstellung schon vereinfacht, eine weitere Reduktion würde den Inhalt dieser Mitteilung aber nur verfälschen.

Selbstverständlich sind noch weitere Regeln, nämlich nach dem Umsatzsteuergesetz und dem Einkommensteuergesetz (zu Lohnkonten etc.) zu beachten. Eine Auseinandersetzung hiermit kann im Rahmen dieses Beitrag aber nicht mehr erfolgen.