Die Hauptversammlung: der Tag X

Law-BlogBereits im vergangenen Jahr habe ich begonnen, Themen rund um eine Hauptversammlung in das Blog einzustellen. Nach der Einführung, gabe es Beiträge zum Zeitplan, der Tagesordnung, dem Versammlungsort und dem UMAG. Unsere Muster AG, die X-AG, hätte heute ihre Hauptversammlung, so dass ich diesen Kreis mit einigen Hinweisen zum Ablauf schließen möchte.

Zunächst kann mit einem guten Leitfaden schon gar nicht mehr viel passieren. Anhand dieses Leitfadens führt i.d.R. der Aufsichtsratsvorsitzende die Versammlung. Das Gesetz geht davon aus, dass der Aufsichtsratsvorsitzende die Versammlung leitet, müssen tut er es aber nicht. Vielmehr kann die Satzung vorsehen, wer die Leitung zu übernehmen hat, worauf man auch zurückgreifen kann, sollte der Vorsitzende während der Versammlung bsp. gesundheitliche Schwierigkeiten haben. Finden Sie auch in der Satzung keinen Hinweis, so kann die Hauptversammlung mit einfacher Mehrheit einen Leiter bestimmen. Weiterlesen

Die Hauptversammlung: Das UMAG und die Umsetzung

Law-BlogAm 14.09.2005 habe ich begonnen, Themen rund um die Hauptversammlung in das Law-Blog aufzunehmen. Nach der Einführung, den Beiträgen zum Zeitplan, der Tagesordnung, und dem Versammlungsort möchte ich heute einen Beitrag gesondert zu den Neuerungen durch das UMAG widmen und ein Praxisbeispiel einstellen.

Das UMAG hat uns insbesondere Neuerungen im Bereich der Einberufungsfrist (statt einem Monat nun 30 Tage) und dem Legitimationsnachweis zur Teilnahme an der Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts gebracht. In meinem Beitrag zur Tagesordnung wurden Einzelheiten, wenn auch theoretisch, bereits angesprochen. Im Anschluss an diesen Beitrag bin ich von einigen Kollegen angesprochen worden, wie nun praktisch die Umsetzung bzw. ein formulierter Text aussieht. Nachfolgend daher ein Auszug aus der Tagesordnung unserer X-AG, die spätestens jetzt den Entwurf der Tagesordnung für ihre Hauptversammlung am 24. Mai 2006 vorliegen haben sollte.

Die Punkte zur Anpassung der Satzung und den Teilnahmevoraussetzungen könnten also wie folgt aussehen:
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Die Hauptversammlung: Die Tagesordnung

Law-BlogBitte beachten Sie auch die anderen Teile zur Hauptversammlung: Einführung, Ort und Zeitplan.

Die Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft, nicht notwendig börsennotiert, ist nach § 123 AktG mindestens 30 Tage vor dem Tag der Versammlung einzuberufen. Die Einberufung hat dabei unter Bekanntgabe der Tagesordnung zu erfolgen.

Sinn und Zweck der Bekanntgabe der Tagesordnung ist es, den Aktionären rechtzeitig Gelegenheit zu geben, sich mit einzelnen Tagesordnungspunkten (TOPs) auseinanderzusetzen, sich ggf. weiter zu informieren, falls ein Bericht des Vorstands nicht zwingend ohnehin vorgesehen ist, um ihr Abstimmungsverhalten besser vorbereiten zu können. Nicht zuletzt sind innerhalb von 12 Tagen nach der Einberufung auch Gegenanträge zu den Beschlussvorlagen von Aufsichtsrat und Vorstand zu stellen.

Ziel ist die zügige und effiziente Durchführung der Hauptversammlung frei von Fragen, die man im Vorfeld der Versammlung hätte klären können.
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Die Hauptversammlung: Der Zeitplan

Law-BlogWie bereits in meinem Auftaktsbeitrag für die Beitragsserie „Rund um die Hauptversammlung“ bemerkt, ist die Aussage „nach der Hauptversammlung ist vor der Hauptversammlung“ durchaus ernst zu nehmen. Beschäftigen Sie sich frühzeitig mit dem Zeitplan für die nächste Hauptversammlung. Ausgangspunkt für die Berechnung von Fristen und Terminen ist der Tag der Hauptversammlung, bei unserem Beispielsunternehmen, der
X-AG, der 24. Mai 2006.

Sämtliche Fristen des Gesetzes sind vom Tag der Hauptversammlung an rückwärts zu rechnen, wobei die Grundlagen der Fristenberechnung der § 186 ff BGB zu beachten sind.

Das am 01.11.2005 in Kraft getretene UMAG hält auch eine Neuregelung für die Einberufungsfrist der Hauptversammlung bereit. Der § 123 AktG hat insoweit eine Änderung erfahren. Das früher geforderte Erfordernis der Hinterlegung von Aktien im Vorfeld der Hauptversammlung als Legitimationsnachweis der Aktionäre wurde durch ein Anmeldeerfordernis als Grundform abgelöst. Der Eingangsstichtag für diese Anmeldung ist nun der 7. Tag vor der Hauptversammlung, wobei sich der Nachweis des Aktienbesitzes auf den 21. Tag vor der Hauptversammlung (so genannter record date) beziehen muss. Weiterlesen

Die Hauptversammlung: Der Versammlungsort

Law-BlogWas Fussball mit dem Aktienrecht zu tun hat, merkt derjenige, der jetzt noch keinen Versammlungsort in München für die Hauptversammlung seiner Gesellschaft für das Jahr 2006 hat. In der Zeit von Mai bis Anfang Juli ist München komplett ausgebucht, geeignete Versammlungsorte eigentlich nicht mehr zu bekommen. Was macht nun einen geeigneten Versammlungsort aus?

Wichtigste Maxime ist die Abgeschlossenheit der Räumlichkeiten und damit Kontrollierbarkeit der Teilnehmer. Wer nicht ständig die Präsenz am Veranstaltungstag ändern möchte, sollte verhindern, dass zu viele den Ort der Hauptversammlung verlassen, ohne dass die Organisation dies bemerkt. Ein Fluchtpunkt sind dabei zum Beispiel Toiletten, die sich oftmals weit weg vom eigentlichen Versammlungsort befinden. Schön ist es daher, wenn Sie Räume haben, an welche die Sanitärräume unmittelbar angrenzen. Sie können dann diese mit Lautsprecher ausstatten und erklären diese mit zum Versammlungsort. Weiterlesen