Ich hatte mich hier mit den zivil- und handelsrechtlichen Vorgaben für die Aufbewahrung von geschäftlichen Emails befasst und eine Fortsetzung angekündigt. Nun denn:

Die steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften sind den handelsrechtlichen Bestimmungen weitgehend angepasst. Sie dienen vor allem den Finanzbehörden, insbesondere der Betriebsprüfung, die regelmäßig erst Jahre nach dem Veranlagungs- bzw. Besteuerungszeitraum beginnt.

Während nach dem Handelsrecht nur Kaufleute zur Aufbewahrung verpflichtet sind, müssen die steuerrechtlichen Bestimmungen von jedem Steuerpflichtigen beachtet werden, so weit sie ihn erfassen. Dies schließt neben den gewerblichen Unternehmern etwa auch Freiberufler ein.

Eine Verletzung der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten kann als Verletzung von Mitwirkungspflichten im Sinne der §§ 140 ff. AO zu Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen führen, wobei die Finanzbehörde sich an der oberen Grenze des Schätzungsrahmens orientieren kann, weil der Steuerpflichtige möglicher Weise solche Grundlagen verheimlichen möchte. Ferner drohen Bußgelder nach dem UStG und im äußersten Fall sogar strafrechtliche Folgen (Verletzung der Buchführungspflicht, § 283b StGB, Bankrott, § 283 StGB). Eine Verletzung der Aufbewahrungspflicht liegt insbesondere im Fall der Vernichtung von Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vor. [Weiterlesen »]

Schlagwörter: Aufbewahrung, E-Dokumente, Handelsbriefe

Im Zusammenhang mit dem Thema der Pflichtangaben in geschäftlichen Emails wurde nach Aufbewahrungsfristen für solche Emails gefragt.

Das Thema der Aufbewahrungsfristen ist insgesamt sehr umfangreich. Dies wird deutlich, wenn ich zunächst darauf hinweise, mit welchen Vorschriften diese kurze Stellungnahme sich nicht befasst. Es sind dies arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte, das Umsatzsteuer- und Lohnsteuerrecht sowie sonst im Bereich des Steuerrechts die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Man sieht, hierzu kann noch einiges berichtet werden.

Die Archivierung von Daten ist in allgemein-zivilrechtlicher Hinsicht schon im Zusammenhang mit der Dokumentation von Rechtsgeschäften von erheblicher Bedeutung und dies gilt nicht etwa nur für den Bereich des Fernabsatzes. Auch allein innerhalb eines Unternehmens ausgetauschten Email-Nachrichten kann erhebliche rechtliche Bedeutung zukommen, etwa im Rahmen der Berichtskette zur Geschäftsleitung, von dort absteigenden Anweisungen und Kontrollmaßnahmen oder der Kommunikation mit dem Betriebsrat. [Weiterlesen »]

Schlagwörter: E-Dokumente

Eines der zur Zeit recht umfänglich diskutierten rechtlichen Themen ist die Frage der sehr in Mode gekommenen elektronischen Übermittlung von Rechnungen für online erbrachte Dienste. Etwa das AdvoBLAWG sowie Joerg Andres und Bernhard Huss die in der JurPC beschäftigen sich mit der Frage, ob und unter welchen Umständen eine solche elektronische Rechnung den Anforderungen des deutschen Umsatzsteuerrechts genügt.

Fazit der Arbeiten ist, dass nach § 14 IV Umsatzsteuergesetz nur solche elektronische Rechnungen, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, zum Vorsteuerabzug berechtigen. Der oft etwa durch Internet-Provider praktizierte Rechnungsversendung per Email oder PDF-Download ist hier also nicht ausreichend und somit nur gegenüber Privatleuten sinnvoll. In der JurPC wird weiterhin die eher technische Frage diskutiert, wie bei elektronischen Rechnungen den Aufbewahrungspflichten nach § 14 b UStG nachgekommen werden kann: hiervon sind ja nicht allein die Rechung selbst, sondern auch die Signatur, Zertifikate etc. betroffen; die gesamten Daten müssen auf einen Zeitraum von zehn Jahren nicht nur aufbewahrt werden, sondern auch lesbar sein. Das dürfte – aus den Erfahrungen der Vergangenheit zu urteilen – sowohl Trägemedien als auch Datenformate auf den Prüfstand stellen. Vorgeschlagen wird daher eine Speicherung nicht auf magnetischen, sondern auf optischen Medien, etwa CD-ROMs.

Schlagwörter: E-Dokumente