Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Emails – Teil 1

Law-BlogIm Zusammenhang mit dem Thema der Pflichtangaben in geschäftlichen Emails wurde nach Aufbewahrungsfristen für solche Emails gefragt.

Das Thema der Aufbewahrungsfristen ist insgesamt sehr umfangreich. Dies wird deutlich, wenn ich zunächst darauf hinweise, mit welchen Vorschriften diese kurze Stellungnahme sich nicht befasst. Es sind dies arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte, das Umsatzsteuer- und Lohnsteuerrecht sowie sonst im Bereich des Steuerrechts die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Man sieht, hierzu kann noch einiges berichtet werden.

Die Archivierung von Daten ist in allgemein-zivilrechtlicher Hinsicht schon im Zusammenhang mit der Dokumentation von Rechtsgeschäften von erheblicher Bedeutung und dies gilt nicht etwa nur für den Bereich des Fernabsatzes. Auch allein innerhalb eines Unternehmens ausgetauschten Email-Nachrichten kann erhebliche rechtliche Bedeutung zukommen, etwa im Rahmen der Berichtskette zur Geschäftsleitung, von dort absteigenden Anweisungen und Kontrollmaßnahmen oder der Kommunikation mit dem Betriebsrat. Weiterlesen