COPE – die bessere Mobile-Devicement-Lösung für Unternehmen?

Law-BlogSmartphones und Tablets kommen sowohl privat als auch beruflich immer häufiger zum Einsatz. Es liegt deshalb für den Nutzer nahe, für beide Zwecke lediglich ein Gerät vorzuhalten, also sowohl private wie auch dienstliche Daten mit demselben Gerät zu verarbeiten und mit diesem zu kommunizieren. Das Gerät kann nun entweder vom Arbeitnehmer angeschafft und auch zu dienstlichen Zwecken genutzt werden – sogenanntes BYOD-Modell (Bring-your-own-device), was jedoch mit etlichen technischen und rechtlichen Problemen verbunden ist (siehe Blogbeitrag vom 7. August 2014) – oder alternativ vom Arbeitgeber gestellt werden. Nach einer Umfrage der BITCOM erhalten ca. 20 % der Arbeitnehmer in Deutschland einen mobilen Computer, ca. 10 % ein Smartphone vom Arbeitgeber zu dienstlichen Zwecken (Studie Arbeit 3.0). Das Modell wird COPE (Corporate-owned-personally-enabled) genannt, wenn diese Geräte auch privat von den Arbeitnehmern genutzt werden dürfen. Zwar entfällt bei dieser Variante der Sparvorteil betreffend die Anschaffungskosten für den Arbeitgeber, umgekehrt kann jedoch gerade dieser Punkt unter Umständen bei der Gewinnung von Fachkräften einen nicht unerheblichen Wettbewerbsvorteil darstellen. Für den Arbeitnehmer fallen für die private Nutzung auch keine steuerlichen Nachteile an (etwa wie bei der Gestellung eines Dienstwagens): die private Nutzung dienstlicher Smartphones und Tablets ist in aller Regel steuerbefreit (§ 3 Nr. 45 EStG, Lohnsteuerrichtlinie 2011/2013, H 3.45).

Auch die IT-Abteilung wird das Modell des COPE dem des BYOD vorziehen, vermeidet es doch die technischen Probleme, die die Einbindung einer Vielzahl von unterschiedlichsten Gerätetypen in die Unternehmens-IT mit sich bringt. Zudem scheint der Arbeitgeber als Eigentümer eher Herr über das Gerät und die Nutzung desselben zu sein, als dies bei einem privaten Gerät des Arbeitnehmers der Fall ist. Das Gerät kann von vorneherein so ausgewählt und konfiguriert werden, dass eine Trennung von privaten und dienstlichen Anwendungen gewährleistet ist (z.B. durch Verwendung zweier SIM-Cards oder verschiedener Arbeits- / Anmeldeebenen). Konflikte mit dem Fernmeldegeheimnis (§§ 88 TKG, 206 Abs. 1, Abs. 2 Nr. 3 StGB) sowie des privaten Datenschutzes können so vermieden werden. Der Arbeitgeber kann unveränderbare Mindestsicherheitseinstellungen vornehmen.

Allerdings bleiben dennoch etliche Risiken bei der Nutzung bestehen, welche entweder arbeitsvertraglich oder – sofern ein Betriebsrat besteht – in Form einer Betriebsvereinbarung geregelt werden sollten. Die Betriebsvereinbarung hat den Vorteil, dass diese unmittelbar und zwingend gilt (§ 77 Abs. 4 BetrVG) somit für alle Arbeitnehmer und bei einer Änderung nur mit dem Betriebsrat, nicht mit jedem einzelnen Arbeitnehmer, verhandelt werden muss. Im Übrigen hat der Betriebsrat bei der Einführung und Durchführung der Nutzungsregelungen ohnehin ein gesetzliches Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 6 BetrVG, ebenso wie beim BYOD-Modell. Auch inhaltlich gelten dieselben Anforderungen, insbesondere sollten Verhaltensregelungen auch und gerade im privaten Umfeld zur Datensicherung, zur Aufbewahrung, für den Fall des Geräteverlustes, zur Installation von Programmen, Inanspruchnahme kostenpflichtiger Dienste, sowie Zeiten der dienstlichen Nutzung (vgl. Blog-Beitrag zur Ständigen Erreichbarkeit vom 7. Juli 2014) getroffen werden, um nur einige Punkte zu nennen. Schließlich empfiehlt sich für den Arbeitgeber auch noch die Aufnahme eines Freiwilligkeitsvorbehalts, was die private Nutzung anbelangt.

Fazit: COPE vermeidet vornehmlich Probleme technischer Art im Mobile-Device-Management, weniger stark in rechtlicher Hinsicht. Die einfachste Handhabung für den Arbeitgeber wäre es zwar, dem Arbeitnehmer ausschließlich zu dienstlichen Zwecken das Smartphone oder Tablet zu überlassen, die private Nutzung also gerade auszuschließen. Dies entspricht jedoch häufig gerade nicht den Interessen und insbesondere dem Wunsch nach Praktikabilität der Arbeitsvertragsparteien.

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