Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Emails – Teil 1

Law-BlogIm Zusammenhang mit dem Thema der Pflichtangaben in geschäftlichen Emails wurde nach Aufbewahrungsfristen für solche Emails gefragt.

Das Thema der Aufbewahrungsfristen ist insgesamt sehr umfangreich. Dies wird deutlich, wenn ich zunächst darauf hinweise, mit welchen Vorschriften diese kurze Stellungnahme sich nicht befasst. Es sind dies arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte, das Umsatzsteuer- und Lohnsteuerrecht sowie sonst im Bereich des Steuerrechts die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Man sieht, hierzu kann noch einiges berichtet werden.

Die Archivierung von Daten ist in allgemein-zivilrechtlicher Hinsicht schon im Zusammenhang mit der Dokumentation von Rechtsgeschäften von erheblicher Bedeutung und dies gilt nicht etwa nur für den Bereich des Fernabsatzes. Auch allein innerhalb eines Unternehmens ausgetauschten Email-Nachrichten kann erhebliche rechtliche Bedeutung zukommen, etwa im Rahmen der Berichtskette zur Geschäftsleitung, von dort absteigenden Anweisungen und Kontrollmaßnahmen oder der Kommunikation mit dem Betriebsrat.

Zivilprozessual ist die Datenarchivierung vor allem von beweisrechtlicher Bedeutung. Die anderen Rechtsgebieten entstammenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können vor Gericht von Einfluss auf Aspekte der Darlegungs- und Beweislastverteilung sein. Vermag auf Daten vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht mehr zugegriffen zu werden, besteht das Risiko von Rechtsnachteilen im Prozess.

Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten gelten nur für Kaufleute, also (Handels-)
Gewerbetreibende, deren Geschäftsbetrieb eine kaufmännische Einrichtung erfordert, ungeachtet dieses Erfordernisses im Handelsregister eingetragen ist oder in der Form einer Handelsgesellschaft organisiert ist (Ausnahme von all dem: land- und forstwirtschaftliche Betriebe). Sie dienen vor allem der Gewährleistung von Aufklärungs- und Beweismöglichkeiten im Zivilprozess (§§ 258 – 260 HGB).

Geordnet aufzubewahren sind Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte (ggf. auch Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte) sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, die empfangenen Handelsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und die Belege für Buchungen in den Handelsbüchern, § 257 Abs. 1 HGB.

Dabei gelten als Handelsbriefe nur diejenigen Schriftstücke, welche ein Handelsgeschäft betreffen (nach § 343 Abs. 1 HGB [Rechts-]Geschäfte des Kaufmanns, die zu dem Betrieb seines Handelsgewerbes gehören), § 257 Abs. 2 HGB. Auch Email-Nachrichten können Handelsbriefe in diesem Sinne sein.

Unter den Voraussetzungen des § 257 Abs. 3 HGB können die genannten Unterlagen mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Möglich ist es ferner, die zulässig auf Datenträger geführten Aufzeichnungen in ausgedruckter Form aufzubewahren. Handelsrechtlich ist die Aufbewahrung des Datenträgers dann nicht erforderlich und selbst die ausgedruckten Aufzeichnungen könnten wieder in ein Datenformat umgewandelt und in entsprechender Form gespeichert werden, §§ 257 Abs. 3 S. 2, 239 Abs. 4 S. 1 HGB.

Die handelsrechtlichen Bestimmungen sind also nicht sehr restriktiv, was die Aufbewahrung in körperlicher oder elektronischer Form angeht. Mit Ausnahme von Eröffnungsbilanzen und Abschlüssen (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, § 242 III HGB; bei Kapitalgesellschaften mit Anhang, §§ 264, 284 HGB) ist der Kaufmann in der Form der Archivierung frei und kann diese auch wechseln.

Die Unterlagen sind nach § 257 Abs. 4 HGB zehn Jahre, die Handelsbriefe sechs Jahre aufzubewahren. Sechs Jahre beträgt hiernach auch die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht für Email-Nachrichten, die Handelsbriefe sind. Meines Erachtens ist es schon aus organisatorischen Gründen nicht zu empfehlen, den Versuch der Unterscheidung zu unternehmen: Email-Nachrichten sollten mit Ausnahme rein privater Nachrichten sämtlich mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt wurde (ggf. der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a HGB oder der Konzernabschluss aufgestellt wurde), der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Wie immer hilft dies alles nur so weit, wie es auch den steuerrechtlichen Bestimmungen entspricht. Doch dieser Beitrag ist mit Handelsrecht überschrieben und dabei muss es, auch des Umfangs wegen, erst einmal bleiben.

Fortsetzung folgt.

24 Gedanken zu “Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Emails – Teil 1

  1. Ich habe im Verlauf meiner Selbstständigkeit von Eudora-Mail zu Thunderbird gewechselt. Bei der Konvertierung sind einige Mails bereits verloren gegangen. Mein geschäftliches Thunderbird-Mailverzeichnis ist bereits nach rund vier Jahren Selbstständigkeit auf über 1GB angewachsen. In zwei weiteren Jahren bei steigendem Kundenaufkommen und vermehrter Korrespondenz auf diesem Weg plus dem unbekümmertem Zusenden „dicker“ Attachments wird es sich im Verlauf der kommenden zwei Jahre eher noch verdoppeln.

    Hierzu würde mich interessieren – wie stellt der Gesetzgeber sich vor, soll das technisch sauber funktionieren?

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  7. Wird zwischen Handels- und Geschäftsbriefen unterschieden?

    Und diesen Abschnitt betreffend:
    …Meines Erachtens ist es schon aus organisatorischen Gründen nicht zu empfehlen, den Versuch der Unterscheidung zu unternehmen: …….

    Was ist mit der Korrespondenz der Sachbearbeiter über Liefertermine, Verfügbarkeit, Abholbenachrichtigungen?

    Gerade bei der heutigen ’schnellen‘ Möglichkeit E-Mail’s zu versenden (wo früher ein Telefonat geführt wurde) entstehen sehr viele ‚Geschäftsbriefe‘ die vermutlich nicht archiviert werden müssen.

    Gibt es hier eventuel doch Entscheidungshilfen, um die tägliche E-Mail Korrespondenz korrekt abzulegen oder gleich zu löschen?

  8. Geschäftsbriefe (vgl. § 37a HGB) sind alle Mitteilungen des Kaufmanns über geschäftliche Angelegenheiten nach außen. Handelsbriefe sind nur die Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft i.S.d. §§ 343, 344 HGB betreffen. Der Begriff des Handelsbriefes ist also enger. § 257 HGB gilt für Handelsbriefe, nicht für alle Geschäftsbriefe. Die interne Korrespondenz wird regelmäßig weder unter die eine noch die andere Kategorie fallen. Dennoch und insbesondere wegen der weiteren in meinem Artikel genannten Aspekte – aber auch wegen darüber hinaus gehender, hier noch nicht genannter Bestimmungen zur Aufbewahrung – sollte diese Korrespondenz nicht einfach gelöscht werden.

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  10. Na das wir mir ja total neu, dass jetzt auch EMails aufbewahrt werden müssen. Gilt das denn nun auch über 10 Jahre hinweg, genauso wie die Steuerunterlagen? Das wird ja immer schlimmer. Vielen Dank für diesen Hinweis. Ich muss gleich mal schauen, wie ich das machen werde.

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  13. Meiner Meinung nach sollte die Archivierung direkt vom Staat vollzogen werden. Eine Blindkopie jeder Email sollte automatisch bei den entsprechenden Stellen abgelegt werden. So können sowohl Staat als auch Unternehmer sehr viel Zeit und Arbeit sparen!

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  16. Hallo,

    wie sieht es mit der Aufbewahrungspflicht von E-Mail-Bewerbungsunterlagen aus.
    Reicht es hier auch aus, diese auf einem Datenträger oder einer Datenbank abzulegen oder müssen diese auch in ausgedruckter Form archiviert werden?

    Vielen Dank für die Hilfe!
    Anati Olzinger

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