Für recht viel Aufregung sorgt derzeit das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)“ vom 10. November 2006, Bundesgesetzblatt (PDF) Jahrgang 2006 Teil I Nr. 52. Hier wurden mit Wirkung zum 01.01.2007 auch Neuerungen eingeführt, die Pflichtangaben in Emails betreffen. Durch Artikel 10 dieses Gesetzes wurde § 35a GmbHG, 37a HGB und § 80 AktG geändert.

In § 35a GmbHG (und dem analogen § 80 AktG) ist geregelt, welche Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen gemacht werden müssen. Dazu gehören bei der GmbH unter anderem die Rechtsform einer Gesellschaft, der Geschäftssitz, das Registergericht, alle Geschäftsführer, evtl. Angaben zum Aufsichtsrat. Durch das EHUG wurde § 35a GmbHG insoweit geändert, als nach dem Wörtchen „Geschäftsbrief“ die Ergänzung „gleichviel welcher Form“ eingefügt wurde. Im Ergebnis bedeutet dies, dass die bislang für Geschäftsbriefe geltenden Angaben nun auch für den übrigen geschäftlichen Schriftverkehr, insbesondere auch für Emails gelten.

§ 35a GmbHG ist eine Ordnungsvorschrift. Fehlende Angaben machen die Erklärung als solche nicht ungültig, können aber ggf. einen Anspruch aus culpa in contrahendo, also die Verletzung von Pflichten beim Vertragsschluss, begründen, ggf. aber auch zu einer Rechtsscheinhaftung führen. Es ist also zu empfehlen, die Signaturen um die bislang für Geschäftsbriefe zwingenden Pflichtangaben zu erweitern. Dies umso mehr, als vielfach Abmahnungen befürchtet werden, wenn diesen Vorschriften nicht Rechnung getragen wird.

Dabei darf man allerdings mit Recht fragen, wie neu die vermeintlichen Neuerungen des Gesetzes sind. Denn auch nach der alten Gesetzesfassung wurde sehr vielfältig die Ansicht vertreten, dass sich im Wege der Auslegung ergibt, dass ein „Geschäftsbrief“ auch eine Email ist. Wer sicher gehen wollte, hatte diese „neuen“ Pflichtangaben also ohnehin schon in seiner Signatur gespeichert. Wirklich durchgesetzt hat sich diese Auslegung in der Praxis freilich nicht, die gesetzliche Klarstellung ist daher durchaus zu begrüßen.

Bitte übertreiben Sie es aber nicht. Es gelten Ausnahmen für den Fall einer bereits bestehenden Geschäftsverbindung, wenn die Pflichtangaben also einmal bereits gemacht wurden, z.B. bei Vertragsschluss. Werden dann Mitteilungen oder Angaben auf üblichen Vordrucken (also bsp. Lieferscheine, Versandanzeigen, Rechnungen oder Mahnungen) übermittelt oder weitergeleitet, so ist eine Nennung der Pflichtangaben nicht erneut erforderlich.

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