Bereits im vergangenen Jahr habe ich begonnen, Themen rund um eine Hauptversammlung in das Blog einzustellen. Nach der Einführung, gabe es Beiträge zum Zeitplan, der Tagesordnung, dem Versammlungsort und dem UMAG. Unsere Muster AG, die X-AG, hätte heute ihre Hauptversammlung, so dass ich diesen Kreis mit einigen Hinweisen zum Ablauf schließen möchte.

Zunächst kann mit einem guten Leitfaden schon gar nicht mehr viel passieren. Anhand dieses Leitfadens führt i.d.R. der Aufsichtsratsvorsitzende die Versammlung. Das Gesetz geht davon aus, dass der Aufsichtsratsvorsitzende die Versammlung leitet, müssen tut er es aber nicht. Vielmehr kann die Satzung vorsehen, wer die Leitung zu übernehmen hat, worauf man auch zurückgreifen kann, sollte der Vorsitzende während der Versammlung bsp. gesundheitliche Schwierigkeiten haben. Finden Sie auch in der Satzung keinen Hinweis, so kann die Hauptversammlung mit einfacher Mehrheit einen Leiter bestimmen.

Während der Hauptversammlung haben die Mitglieder des Aufsichtsrates und des Vorstandes anwesend zu sein. Das Gesetz spricht hier allerdings von einer Soll-verpflichtung, so dass man auch nicht ins Schwitzen geraten muss, wenn ein Mitglied einmal kurz den Raum verläßt. Bei längeren Versammlungen unumgänglich. Probleme kann es nur in Zusammenhang mit der Auskunftspflicht geben. Durch das kurze Verlassen der Versammlung sollte sich ein Organmitglied nicht der Auskunftspflicht entziehen.

Hier stellt sich die nächst Frage: was passiert eigentlich, wenn der mit der Niederschrift anwesende Notar plötzlich von seinem Stuhl kippt? Dei Pflicht einer notariellen Niederschrift ergibt sich aus § 130 (1) AktG. Das Gesetz spricht von Beurkundung, welche sich nach den Regeln des BeurkG richtet. § 35 i.V.m. § 13 BeurkG spricht hier eindeutig von der Anwesenheit des Notars, der Gegenwart. Zudem muss der Notar die Urkunde eigenhändig unterschreiben. Was folgt daraus? Bei größeren und insbesonderen wichtigen Hauptversammlungen empfiehlt sich, zwei Notare zugegen zu haben, bei einem Notar kann es sein, dass sie nach einer Unterbrechung der Versammlung diese doch abbrechen müssen.

Der Abschlussprüfer muss nur dann zugegen sein, wenn die Versammlung – was die absolute Ausnahme sein dürfte – den Jahresabschluss feststellt gemäß § 172 Satz 1 zweiter Halbsatz AktG.

Aktionäre haben natürlich ein Teilnahmerecht. Vollmachten müssen schriftlich vorliegen, es sei denn die Satzung würde Erleichterungen vorsehen. Darüberhinaus soll die Vollmacht mit Weisungen verbunden sein. Teils wird bei Fehlen eine Unwirksamkeit der Vollmacht angenommen, insbesondere bei von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Vertretern, da sie andernfalls über einen Stimmenpool verfügen würde, der missbräuchlich verwendet werden könnte. Ich halte das für falsch. Wer ohne Weisungen eine Vollmacht erteilt, erteilt eine Blankovollmacht, die jedes mögliche Abstimmungsverhalten umfasst. Einen ohne Vollmacht erscheinenden Aktionärsvertreter bzw. einen, der seine Vollmacht nicht nachweisen kann, kann die Gesellschaft daher abweisen.

Zum Auskunftsrecht hier nur in aller Kürze. Jeder Aktionär hat einen Anspruch aus Auskunftserteilung, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung der Tagesordnungspunkte erforderlich ist, vgl. § 131 Abs. 1 AktG. Die Auskunft hat mündlich zu erfolgen, so dass jeder Aktionär die Auskunft auch hören kann. Ein Auskunftsrecht entfällt, wenn derjenige, der die Auskunft verlangt, vor Beantwortung der Frage den Versammlungsort verlässt, weil er bsp. schon zum Buffet gehen möchte. Dies gilt nicht, wenn sich ein anderer Aktionär auf diese Frage bezieht und sich diese zu eigen macht. Auf Wunsch des Aktionärs muss bei Auskunftsverweigerung dies in die Niederschrift mit aufgenommen werden, da ihm dies ein Auskunftserzwingungsverfahren erleichtert.

Interessanter Punkt ist auch immer die Feststellung der Präsenz, die sich ggf. während der Hauptversasmmlung ändern kann. Die Präsenz wird bei jeder Beschlussfassung neu festgestellt. Wollen Sie nach einmaliger Feststellung der Präsenz diese nicht mehr ändern, so sollten sie dafür Sorge tragen, dass Aktionäre -sollten sie die Hauptversammlung verlassen werden – eine Vollmacht erteilen, am besten dem Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft vor Ort.

Abschließend ist zu sagen, dass die meisten Hauptversammlungen in der Regel völlig problemlos ablaufen, schon deshalb, weil die Präsenzen immer mehr rückläufig sind. Es ist nicht selten, dass auch bei großen Publikumsgesellschaften vor leeren Rängen gesprochen wird.

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