21.10.05

Die Hauptversammlung: Der Zeitplan

- Gesellschaftsrecht -

Law-BlogWie bereits in meinem Auftaktsbeitrag für die Beitragsserie „Rund um die Hauptversammlung“ bemerkt, ist die Aussage „nach der Hauptversammlung ist vor der Hauptversammlung“ durchaus ernst zu nehmen. Beschäftigen Sie sich frühzeitig mit dem Zeitplan für die nächste Hauptversammlung. Ausgangspunkt für die Berechnung von Fristen und Terminen ist der Tag der Hauptversammlung, bei unserem Beispielsunternehmen, der
X-AG, der 24. Mai 2006.

Sämtliche Fristen des Gesetzes sind vom Tag der Hauptversammlung an rückwärts zu rechnen, wobei die Grundlagen der Fristenberechnung der § 186 ff BGB zu beachten sind.

Das am 01.11.2005 in Kraft getretene UMAG hält auch eine Neuregelung für die Einberufungsfrist der Hauptversammlung bereit. Der § 123 AktG hat insoweit eine Änderung erfahren. Das früher geforderte Erfordernis der Hinterlegung von Aktien im Vorfeld der Hauptversammlung als Legitimationsnachweis der Aktionäre wurde durch ein Anmeldeerfordernis als Grundform abgelöst. Der Eingangsstichtag für diese Anmeldung ist nun der 7. Tag vor der Hauptversammlung, wobei sich der Nachweis des Aktienbesitzes auf den 21. Tag vor der Hauptversammlung (so genannter record date) beziehen muss. Die Aktionärsrechte aus der Aktienurkunde stehen dann dem Aktionär zu, der frist- und formgerecht diese Anmeldung bei der Gesellschaft eingereicht hat. Eine nachträgliche Veräußerung von Aktien oder der Zukauf von Aktien nach der Anmeldungsfrist bleiben unbeachtlich. Zwar hatte auch die frühere Hinterlegung auf die Veräußerung von Aktien keinen Einfluss, doch wurde dies gerade auch im Ausland oft missverstanden, was ausländische Investoren von einem Investment in deutsche Aktien offensichtlich abhielt.

Abstimmungen über das Stimmverhalten sind nun zwischen Erwerber und Veräußerer im Innenverhältnis zu treffen. Nicht jede Gesellschaft bzw. der weit überwiegende Teil, haben sich nicht durch einen Vorratsbeschluss in der Hauptversammlung 2005 auf die Änderungen durch das UMAG vorbereitet. § 16 EG-AktG bietet nun die Lösung dafür, wie sich die Gesellschaft ohne Vorratsbeschluss bzw. mit Vorratsbeschluss in der Hauptversammlungssaison 2006 zu verhalten hat. Bei Gesellschaften mit Vorratsbeschluss ist nun der Vorstand ermächtigt, eine Anpassung des Zeitpunkts für den Legitimationsnachweis zum Handelsregister anzumelden. Im Entwurf für das UMAG war für den record date noch der 14. statt des 21. Tag vorgesehen. Dadurch wird ein einzigartiger Fall dafür geschaffen, dass der Vorstand ohne vorherigen Hauptversammlungsbeschluss über eine Handelsregistereintragung eine Satzungsänderung vornehmen kann.

Bei Gesellschaften ohne Vorratsbeschluss findet die Einberufung nach altem Recht (Gesetz und Satzung) statt, wobei aber der Hinterlegungszeitpunkt durch den record date, also den 21. Tag vor der Hauptversammlung, ersetzt wird. Wenn bislang die Einladung einen Monat vor dem letzten Hinterlegungstag stattzufinden hatte, muss nun die Einladung 30 Tage (auch dies ist eine Änderung) vor dem record date stattfinden. Im Ergebnis bedeutet dies eine um 2 Wochen verlängerte Einberufungsfrist. Unsere Mustergesellschaft, die X-AG, ist eine Gesellschaft, die bereits früh im Jahr Ihre Hauptversammlung angesetzt hat. Insofern empfiehlt es sich, rechtzeitig einen entsprechenden Zeitplan vorzubereiten um gegebenenfalls noch Engpässe erkennen und im Ernstfall sogar noch die Hauptversammlung nach hinten verschieben zu können. Bei Einberufung muss insbesondere der Jahresabschluss vom Aufsichtsrat gebilligt und damit festgestellt sein, da die Gewinnverwendung der Standard TOP-Punkt einer Tagesordnung ist. Ist die Planung für eine Sitzung des Audit Committee bereits fix, kann es aufgrund der zwei Wochen nach vorne verschobenen Einberufungsfrist hier zu Überschneidungen kommen.

Aus dem oben genannten ergibt sich, dass gemäß § 123 Abs. 2 AktG die Einladung zur Hauptversammlung 30 Tage vor dem record date, sprich am 51. Tag vor der Hauptversammlung stattzufinden hat. Für unsere X-AG würde dies bedeuten, dass der letzte Zeitpunkt zur Veröffentlichung der Einladung der Freitag, 31. März 2006, ist. Da der Tag der Hauptversammlung und der letzte Tag der Frist nicht mitzuzählen sind, würde der letzte Tag der Frist im Grunde auf Sonntag, den 02. April 2006, fallen. Die Einladung hat dann am vorangegangenen Werktag zu erfolgen, sprich den 31. März 2006. Der vorangegangene Werktag ergibt sich aus dem Prinzip der Rückwertsrechung. Würde man auf den nachfolgenden Werktag abstellen, so würden Aktionärsrechte unzulässigerweise verkürzt.

Ein weiteres wichtiges Datum zur Berücksichtigung im Zeitplan ist der 12. Tag nach Veröffentlichung der Einladung. Spätestens bis zu diesem Tag sind nach § 125 AktG die Einberufung der Hauptversammlung und die Bekanntmachung der Tagesordnung den Kreditinstituten und den Vereinigungen von Aktionären, die in der letzten Hauptversammlung Stimmrechte für Aktionäre ausgeübt oder die die Mitteilung verlangt haben, mitzuteilen.

Die Zeit vor der Veröffentlichung der Tagesordnung unterliegt ihrem eigenen Zeitmanagement. In der Regel ist hier ein enges Zusammenwirken zwischen Vorstand, Aufsichtsrat, aber auch Prüfungsgesellschaft dienlich. Eine Tagesordnung, die der Aufsichtsrat in einer vor der Hauptversammlung stattfindenden Sitzung und vor der letzten Einberufungsfrist absegnen soll, sollte auch vorher einmal mit dem protokollierenden Notar besprochen und abgestimmt werden. Planen Sie auch ausreichend Zeit für den Druck von Einladungen und Geschäftsberichten. Sollten Sie noch Eintrittskarten mechanisch versenden, so sollten diese spätestens mit der Veröffentlichung der Tagesordnung bzw. Einberufung der Hauptversammlung vorliegen, um diese dann den Depotbanken zusenden zu können.

Da wir als Mustergesellschaft eine im S-DAX notierte Gesellschaft unterstellen, müssen Sie planerisch auch eine Analystenveranstaltung unterbringen, nach der die Gesellschaft durch die Börsenordnung verpflichtet ist. Ein guter Zeitplan sollte auch mit externen zuarbeitenden Personen und Agenturen abgesprochen werden. Insbesondere Agenturen und Druckereien sollten auf den geplanten Zeitpunkt eines Druckauftrages, beispielsweise der Tagesordnung, vorbereitet sein, sodass diese ihre eigene Termine entsprechend koordinieren können. Die Urlaubsplanung von Ihrem Hauptversammlungsteam für das Jahr 2006 ist mit zu berücksichtigen. Nicht schlimmer als die Tatsache, dass eingeplante Manpower überraschend nicht zur Verfügung steht.

Sprechen Sie den Zeitplan rechtzeitig mit Ihrem Vorstand durch, in der Regel ist sein Terminplan noch gedrängter als der Ihre. Kritische Punkte in Ihrem Plan sollten Sie gesondert ansprechen. Bedenken Sie auch, dass in Faschings-, Oster- oder Pfingstferien oder aber auch an Fenstertagen in vielen Betrieben Mitarbeiter in Urlaub sind, sodass auf diese Tage grundsätzlich keine kritischen Punkte des Zeitplans fallen sollten, sofern Ihnen dies möglich ist. Informieren Sie sich zu guter letzt auch nach den Veröffentlichungsplänen des Bundesanzeigers und der anerkannten Pflichtblätter. Insbesondere der Bundesanzeiger hat seine Geschäftsordnung geändert, so dass sich auch daraus Auswirkungen auf Ihren Zeitplan ergeben können.

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6 Feedbacks

heinrich thiem

hallo fr drexl-trautmann,

ich bin bei der deutz ag für hv zuständig, thyssen krupp hat ein beispielhafte to mit den neuen umag für hinterlegungen usw. veröffentlicht. Mir geht es auch um die hinterlegung: es soll nur eine stelle für die hinterlgung bzw den record date geben ?? wenn sie wollen : (Tel.Nr. editert, der Admin).

heinrich thiem
deutzag/HV/Aktienbüro

beste grüße



Law-Blog » Die Hauptversammlung: Das UMAG und die Umsetzung

[...] Am 14.09.2005 habe ich begonnen, Themen rund um die Hauptversammlung in das Law-Blog aufzunehmen. Nach der Einführung, den Beiträgen zum Zeitplan, der Tagesordnung, und dem Versammlungsort möchte ich heute einen Beitrag gesondert zu den Neuerungen durch das UMAG widmen und ein Praxisbeispiel einstellen. [...]



Law-Blog » Die Hauptversammlung: der Tag X

[...] Bereits im vergangenen Jahr habe ich begonnen, Themen rund um eine Hauptversammlung in das Blog einzustellen. Nach der Einführung, gabe es Beiträge zum Zeitplan, der Tagesordnung, dem Versammlungsort und dem UMAG. Unsere Muster AG, die X-AG, hätte heute ihre Hauptversammlung, so dass ich diesen Kreis mit einigen Hinweisen zum Ablauf schließen möchte. [...]



Uwe Karnahl

ich bin aktionär einer nichtbörsennotierten kleinen AG. gestern bekam ich die einladung zur stattfindenden hv am 10.08.2006. da die einladung nach § 123 abs. 1 AktG nicht fristgemäß ist, würde mich interessieren, was dies für folgen haben kann.



sonja

Sehr geehrter Herr Karnahl,

das Gesetz differenziert hinsichtlich der Rechtsfolgen bei Verstößen gegen die Einberufungs-, Bekanntmachungs- und Berichtspflichten einer AG zwischen Verstößen mit Nichtigkeitsfolge und solchen, die eine Anfechtung nach sich ziehen. Die Antwort auf Ihre Frage, also was bei einer zu kurzen Einberufungsfrist passiert, regelt § 243 Abs. 1 AktG. Der Beschluss einer Hauptversammlung kann wegen Verletzung des Gesetzes, hier die Verletzung von § 123 AktG, angefochten werden. Die Beschlüsse sind aufgrund eines solchen Gesetzesverstosses nicht nichtig, da die Nichtigkeitsgründe § 241 AktG enummerativ aufzählt. Die Voraussetzung für die Anfechtung finden sich in den §§ 254ff AktG. Wichtig: die Klage muss innerhalb von vier (!) Wochen eingereicht werden, Sie sollten sich also ggf. rechtzeitig beraten lassen.



M. Lunow

Hallo,

ich bin Aktionär einer im Okt. 06 aus der Insolvenz entlassenen AG. Wenn die Geschäftsberichte der vergangenen Jahre
testiert sind, will man die HV einberufen. Es besteht seit 2003, der Insolvenz, kein operatives Geschäft. Der einzige Gläubiger will auf seine Forderungen verzichten, wenn die HV Kapitalmaßnahmen zustimmt. Dieser Börsenmantel soll also wieder genutzt werden, die Firma bekommt neuen Geschäftszweck. Meine Frage: Kann man von einer “Pflicht-HV 07″ nach § 120 AKTgesetz ausgehen, oder ist bei solch einer “ex-Inso-AG” ohne operatives Geschäft, gar keine Vorhersage möglich, sprich: Sind die Vorstände an keine rechtlichen Bestimmungen bzgl. HV gebunden? Muß ich evtl. noch unbestimmt warten? Gruß M.Lunow



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